Wat is een veiligheidsplan?

Een veiligheidsplan, vaak ook wel calamiteitenplan genoemd, is een plan waarin van alles staat wat te maken heeft met het evenement dat je organiseert. Hierin geef je onder andere aan wat je gaat organiseren, wat mogelijke risico’s bij je evenement zijn, welke maatregelen je treft en hoe de organisatie er uit ziet. Onderdeel van het veiligheidsplan is het calamiteitenplan. Hierin staat wie wat doet als er ondanks de getroffen maatregelen toch een calamiteit ontstaan.

Waarom is een veiligheidsplan belangrijk?

Ieder evenement, hoe klein ook, kan risico’s met zich meebrengen. Als organisator ben je verantwoordelijk voor de bezoekers en deelnemers die op je evenement afkomen. Door het opstellen van een veiligheidsplan ga je automatisch nadenken over de (on)veiligheid op je evenement. Daarnaast geeft het plan informatie over het evenement en hoe de (calamiteiten)organisatie in elkaar steekt. Dit is waardevolle informatie voor de hulpdiensten omdat zij deze plannen nodig hebben om een advies op te kunnen stellen. Ook heeft de gemeente deze informatie nodig om een vergunning te kunnen verlenen. Daarnaast kan het plan ook goed van pas komen voor je eigen organisatie. In het plan staat namelijk precies wie welke taak heeft en hoe de mensen te bereiken zijn.

Als laatste reden kan een goed veiligheidsplan je ook helpen mocht er ondanks alle voorzorgsmaatregelen toch iets misgaan. Als er een ongeluk gebeurt kan het zijn dat er een onderzoek door bijvoorbeeld het OM, Inspectie of de Onderzoeksraad voor Veiligheid gedaan wordt. In dit geval wordt om allerlei informatie gevraagd om uit te zoeken hoe het ongeluk heeft kunnen gebeuren. Als in het veiligheidsplan duidelijk beschreven staat wat je hebt gedaan om risico’s te voorkomen dan helpt dat in het onderzoek.

Wanneer moet een veiligheidsplan gemaakt worden?

Afhankelijk van de grootte en de risico’s van het evenement wordt er om een veiligheidsplan gevraagd.  Ons advies is om altijd na te denken of je evenement bepaalde risico’s met zich meebrengt. Op basis hiervan kan bekeken worden of een a4-tje met informatie of een volledig plan nodig is. Wat er precies in een veiligheidsplan hoort te staan kun je hieronder lezen.

Wie maakt het veiligheidsplan?

Jij als organisator bent verantwoordelijk voor het veiligheidsplan. Maar je hoeft dit plan natuurlijk niet (helemaal) zelf te schrijven. Wellicht heeft iemand binnen de organisatie vaker plannen geschreven. Als je beveiliging of EHBO inhuurt kun je hen ook vragen mee te denken in het juist verwoorden van de onderdelen beveiliging en EHBO. Hetzelfde geldt voor de verkeersmaatregelen. Tegenwoordig zijn er ook bureaus die je kunt inhuren om een veiligheidsplan op te stellen. Het scheelt je tijd en energie als je eenmaal de basis van je plan goed op orde hebt. Als je vaker hetzelfde evenement organiseert is het een kwestie van het plan doorlopen of alles wat er nog in staat actueel is en of het volledig is. Investeer daarom in een goede basis en werk van daaruit verder. En natuurlijk willen ook de gemeenten en hulpdiensten met je meedenken.

Hoe moet een veiligheidsplan opgesteld worden?

In een veiligheidsplan staat (hoe klein of groot je evenement ook is) altijd een omschrijving van je evenement en welke risico’s je realistisch gezien kunt verwachten. Ook staat er beschreven hoe je als organisatie werkt. Misschien werk je wel met een Centrale Post van waaruit de beveiliging en EHBO aangestuurd wordt of heeft het barpersoneel een taak in de leeftijdscontrole. Als er beveiliging of EHBO op je evenement aanwezig is, beschrijf je in het plan o.a. ook hoeveel mensen er ingezet worden, wanneer zij er zijn en welke taken zij precies hebben. Om je hierbij te helpen hebben we onderaan deze pagina een aantal voorbeelden en handige documenten opgenomen. Hier kun je gebruik van maken als je een eigen plan wil opstellen. In het veiligheidsplan staan ook vaak een aantal scenario’s opgenomen. Deze scenario’s zijn gebaseerd op de risico-inventarisatie die al je gedaan hebt. In de scenario’s beschrijf je wie wat wanneer gaat doen als er een calamiteit gebeurt. Ook hier hebben we weer voorbeelden van.

Belangrijk bij het opstellen van een veiligheidsplan is dat in het plan beschreven staat hoe het daadwerkelijk op je evenement geregeld is. Uiteraard mag je de voorbeelddocumenten op deze pagina gebruiken voor je eigen plan, maar zorg er voor dat de inhoud over jouw evenement gaat. Haal onderdelen die niet van toepassing zijn uit het plan en wijzig de voorbeeldteksten- en schema’s zodat ze echte informatie over het evenement en je organisatie geven. We komen regelmatig plannen tegen die nog standaardteksten en scenario’s bevatten. Omdat we dan geen goed beeld kunnen krijgen van het evenement worden deze plannen niet geaccepteerd en word je gevraagd om het plan aan te passen. Het scheelt je als organisator en ons als gemeenten en hulpdiensten tijd als er direct een plan ligt waar duidelijk in staat wat het evenement is, hoe de organisatie werkt en welke veiligheidsmaatregelen er getroffen worden.