checklist bij aanvraag evenementenvergunning

De evenementenaanvraag vraagt u digitaal aan. Vraag
uiterlijk 12 weken voor de datum waarop het evenement plaatsvindt, de
evenementenvergunning aan (8 weken voor kleine evenementen). Een aanvraag is pas ingediend op het moment dat alle documenten volledig zijn ingevuld en alle benodigde informatie is ingeleverd. Net als bij internetbankieren kunt u een pagina van het formulier maximaal 15 minuten open laten staan. Daarna wordt om veiligheidsredenen de verbinding verbroken. U kunt het formulier tussentijds niet opslaan. Hieronder ziet u naar welke informatie wij vragen en welke bijlagen u moet meesturen. Dan kunt u zich goed voorbereiden op de digitale aanvraag. Voor uitgebreide informatie over informatie kunt u altijd bellen met de evenementencoördinator (Jolanda Karstens) van de Gemeente Hilversum op nummer 14035.

Tijdens het invullen van de aanvraag bent u verplicht om de plattegrond erbij te uploaden. Zorg dus dat u een plattegrond van het evenemententerrein op schaal heeft.

Contactgegevens

* Bedrijf/organisatie

* Voorzitter (persoonsgegevens, adresgegevens en e-mailadres)

* Contactpersonen (twee namen inclusief mobiel nummer waarop zij tijdens het evenement bereikbaar zijn)

Gegevens van het evenement

* Organiseerde u het evenement al eerder? Zo ja waar en wanneer?

* Naam, beschrijving en soort evenement

* Datum, tijdstip en aantal verwachte bezoekers

* Locatie evenement en/of locatie op particuliere grond of niet (toestemming van de particuliere eigenaar)

Voorzieningen, opbouw/afbouwwerkzaamheden

* Welke voorzieningen zijn nodig (stroom, water)

* Is er sprake van opbouw en/of afbouwwerkzaamheden? Zo ja, welk tijdstip?

* Is er sprake van tenten, podia, overkappingen, kramen, tribunes, mobiele bakkramen of wagens, terrasverwarming, tentverwarming, speeltoestellen, aggregaten? Zo ja, hoeveel en welke afmetingen?

Parkeren, verkeer en openbaar vervoer

* Is afsluiting van straten/parkeerterreinen nodig? Zo ja, welke?

* Heeft dat gevolgen voor een busroute?

* Worden verkeersregelaars ingezet? Zo ja hoeveel?

* Stimuleert u het gebruik van openbaar vervoer? Zo ja, hoe?

* Hoeveel gecertificeerde verkeersregelaars aanwezig.

Openbare orde en veiligheid

* Hoeveel (bedrijfs)hulpverleners zijn aanwezig?

* Wordt een beveiligingsbedrijf ingehuurd? Zo ja, welke en hoeveel beveiligers?

* Hoeveel EHBO-ers zet u in en komt er een EHBO post? Zo ja, naam?

* Welke medische voorzieningen zijn aanwezig?

Sanitaire voorzieningen

* Plaatst u (mobiele) toiletunits, plaskruizen. Zo ja hoeveel?

* Is er gelegenheid om handen te wassen?

* Worden tijdelijke drinkwater voorzieningen geplaatst? Zo ja hoeveel?

Afval en reiniging

* Wordt het terrein veegschoon opgeleverd? Zo ja, door wie/welk bedrijf?

Geluid

* Zijn er live optredens of DJ’s?

* Is er een omroepinstallatie, geluidversterker, wordt er muziek afgespeeld? Zo ja, welke muzieksoort?

* Welke geluidsnormen hanteert u?

Drank schenken en sociale hygiëne

* Worden er zwak-alcoholhoudende dranken geschonken?

* Verwacht u bezoekers jonger dan 18 jaar? Zo ja, hoe voorkomt u alcoholgebruik onder deze jongeren?

* Persoonsgegevens van leidinggevende(n) die alcoholische dranken schenken (inclusief burgerservicenummer(s))

* Als u zwak-alcoholhoudende dranken wilt schenken op een locatie die niet valt onder een drank- of horecavergunning, dan heeft u een ontheffing nodig op grond van artikel 35 van de Drank- en Horecawet. Aan deze ontheffing zijn kosten verbonden. De ontheffing artikel 35 geldt maximaal 12 aaneengesloten dagen.