In een draaiboek worden praktische zaken rondom een evenement beschreven. Het draaiboek kan, indien de gemeente daarmee akkoord gaat, ook na het indienen van de vergunningaanvraag ingevuld en/of bijgewerkt worden. Hiermee wordt voorkomen dat een nieuwe vergunningaanvraag ingediend moet worden als informatie beschikbaar komt die op het moment van het indienen van de vergunning nog niet beschikbaar was. In zo’n geval wordt een nieuwe versie van het draaiboek aangeleverd.

Zowel het draaiboek als het veiligheidsplan kunnen integraal onderdeel van de vergunning worden. Op het moment dat het wordt goedgekeurd, is die versie onderdeel van de vergunning. Eventuele wijzigingen na verlenen van de vergunning moeten dan ook worden gemeld bij de vergunningverlener.

Telefoonlijst met contactgegevens

Dit is een overzicht van de betrokken / belangrijke contactpersonen, met hierin opgenomen gegevens zoals naam, eventueel adres, telefoonnummer, mobiele telefoonnummers waarop men te bereiken is tijdens het evenement en e-mailadressen.

Hier is een format te vinden van een telefoonlijst.

Inleiding, beschrijving evenement

Dit is een omschrijving van het evenement met daarbij allerlei informatie.

• Naam evenement:
  • Locatie:
  • Datum:
  • Aanvang evenement:
  • Einde evenement:
  • Periode van opbouw en afbouw:
  • Korte beschrijving van het evenement:
  • Opdrachtgever/organisator:
  • Bezoekersaantal:
  • Doelgroep:

Planning, tijdschema

Hier geeft de organisator aan wanneer (datum, tijd) met de opbouw van het evenement wordt begonnen, wanneer het evenement open bent voor het publiek en tot wanneer (datum, tijd) wordt afgebouwd. Handig is erbij te vermelden wanneer de locatie schoon en leeg wordt opgeleverd, zodat eventueel een afspraak kan worden gemaakt voor een naschouw (eventuele opname van schade).

Programmering

Hier geeft de organisator aan wat het publiek wordt geboden, een overzicht van de diverse programmaonderdelen, b.v. welke artiesten er optreden, starttijden van sportwedstrijden, starttijden van voorstellingen etcetera).

Geluid

Indien er mogelijkerwijs geluidsoverlast optreedt: welke maatregelen zijn er getroffen om de geluidsoverlast tot een minimum te beperken? Hoe en waar wordt het geluidsniveau (de geluidsdruk) gemeten? Wie doet dat?

In de plattegrondtekening kunnen eventueel de plekken waar gemeten wordt, worden opgenomen.

Verkeer en Parkeren

Uitleg hoe de bezoekers naar en van het evenemententerrein zullen komen, welke extra maatregelen genomen zijn ten behoeve van het parkeren et cetera (toelichting: bijvoorbeeld inzet van pendelbussen, creëren van extra fietsstallingen), hoe de bebording naar het festivalterrein is geregeld, of er verkeersregelaars en parkeerbegeleiders ingezet zullen worden, en hoeveel en op welke plekken.

Ook wordt aangegeven of tijdelijke afsluitingen van wegen nodig zijn en hoe die maatregelen worden uitgevoerd met bebording en/of verkeersregelaars.

Beveiliging & Veiligheid – de veiligheidsparagraaf

Denk hierbij aan:

• Een beschrijving van de organisatie: wie is verantwoordelijk op welk moment?
• De georganiseerde maatregelen naar de bezoekers: hoe is de toegang tot het evenement geregeld?
  • Toelichting: denk aan onderwerpen als: kaartverkoop of niet, toegangsbeleid, huisreglement
• Een uitleg: hoe is de EHBO geregeld?
• Een uitleg: is er sprake van een particuliere beveiligingsorganisatie, zo ja welk bedrijf,hoeveel medewerkers?
• Een uitleg: is er sprake van andere medewerkers op het gebied van veiligheid
  • Toelichting: denk aan reddingsbrigade, stewards etcetera
• Een beschrijving van risico’s: wat er fout kan gaan en wat u daartegen doet of probeert te doen (klik hier voor diverse scenario’s)
  • Toelichting: Dit kan bestaan uit scenario’s: wat te doen bij… (bv. Slecht weer, te veel bezoekers, brand)